Avec le Guided Buying, les acheteurs se sentent plus confiants

Catalogues confus, exigences strictes en matière de sélection des fournisseurs : même les processus d'achat opérationnels les plus simples peuvent faire perdre du temps lorsqu'il s'agit d'éviter les erreurs lors de la commande. C'est là que les solutions logicielles de Guided Buying, entrent en jeu : elles simplifient le processus d'achat et l'automatisent autant que possible. Même si les systèmes d'achat des entreprises restent complexes, une telle assistance à l'achat permet aux collaborateurs d'effectuer des commandes sans initiation préalable.

Les solutions de Guided Buying se distinguent par une interface utilisateur intuitive, inspirée des processus d'achat B2C. Elles guident les acheteurs tout au long du processus d'achat, offrent des recommandations ainsi que des suggestions, et mettent en avant les politiques d'achat mises en place par l'entreprise. Grâce à cette assistance, les acheteurs peuvent plus facilement acheter les bons produits auprès des bons fournisseurs au meilleur prix.
 

Commandes sans intervention du service des achats

Ces solutions d'approvisionnement visent également à décharger le service des achats en permettant de passer certaines commandes sans impliquer ce service. Le phénomène de « Maverick Buying » est déjà largement répandu : les achats dits « Maverick » se produisent lorsqu'un département acquiert des biens ou des services de manière autonome, sans respecter les directives établies par le service des achats. Autrement dit, ce sont des achats réalisés en dehors des procédures d'acquisition standardisées. Ce sont surtout les matériaux des achats indirects ou des pièces de valeur relativement faible qui sont commandés de cette manière.

Les inconvénients du Maverick Buying, à savoir le manque de transparence, l’augmentation des coûts de processus et les fournisseurs inadaptés, sont minimisés grâce à cette méthode d’achat guidé. Les collaborateurs des services spécialisés peuvent sélectionner des matériaux et les commander eux-mêmes. Le support IT veille à ce que les directives définies par les achats soient respectées et que les processus de commande soient correctement saisis avec toutes les données nécessaires.

 


D'autres avantages des solutions de Guided Buying à travers l'exemple de SAP

La mise en œuvre de solutions d'achat guidé présente d'autres avantages pour les PME. Avec SAP Ariba Guided Buying, un des logiciels d'approvisionnement les plus reconnus, les avantages pour les utilisateurs sont multiples :

  • Des catégories de dépenses préconfigurées en fonction du secteur d'activité.
  • Contrôle des coûts et visualisation claire des dépenses pour chaque collaborateur en temps réel.
  • Les temps de traitement des commandes, des factures et des paiements sont réduits, ce qui permet de réaliser des économies.
  • Les remises des fournisseurs et les escomptes sont davantage exploités.
  • Vous avez accès à Ariba Network, un des plus grands réseaux mondiaux de partenaires commerciaux avec environ 3,7 millions d'entreprises.
     

Le rôle des chatbots dans le processus d'achat

Dans de nombreux cas, les solutions d'achat guidé intègrent des systèmes de chatbots, ces derniers agissent comme des assistants virtuels et guident le client à travers le processus d'achat. Ils proposent ainsi déjà des catégories de produits, de sorte que l'utilisateur accède à l'article souhaité en quelques clics. S’il ne s’agit pas d’un produit courant ou fréquemment commandé, l’employé peut orienter le chatbot dans la bonne direction avec une phrase ou un mot.

Par exemple, si un collaborateur a besoin d'un nouveau papier d'impression et qu'il saisit le mot dans une barre de recherche, le chatbot le guide à travers la suite du processus de commande et lui demande le format et d'autres caractéristiques. Lorsque le papier adéquat est trouvé, le formulaire de commande rempli par le chatbot est transmis au service des achats ou même directement au fournisseur ; selon la valeur de la commande et les autorisations requises.

Les chatbots intelligents peuvent aujourd'hui être sollicités comme des collaborateurs humains et être accessibles par différents canaux. Que ce soit sur PC ou sur smartphone, par message vocal ou textuel, les chatbots IA peuvent facilement être adaptés à toutes les circonstances et intégrés à toutes les plateformes.